1.3 制作过程

本例首先需输入通知的所有内容，然后依次为文本和段落设置各种格式来美化文档，接着为重点文字和段落设置底纹和边框，以突出显示具体的内容。完成内容编辑后，还需对通知的内容进行拼写和语法检查，最后阅览文档，确保内容正确后将其打印。

1.3.1 设置字符格式

微课：设置字符格式

首先，拟出通知内容并输入到Word中，并对输入的文本进行格式设置和美化，包括设置字体、字号、字体颜色，添加下划线等，其具体操作步骤如下。

STEP 1 启动Word 2013

1单击桌面左下角的“开始”按钮；2选择【所有程序】选项，在打开的菜单中依次选择【Microsoft Office 2013】/【Word 2013】选项。

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STEP 2 保存空白文档

1启动Word 2013后，按【Esc】键退出默认界面，然后单击快速访问工具栏中的“保存”按钮；2在打开的界面中单击右侧的“浏览”按钮。

STEP 3 设置文档的保存位置和名称

1打开“另存为”对话框，利用左侧的导航窗格选择文档的保存位置；2在“文件名”下拉列表框中输入“通知”;3单击“保存”按钮。

STEP 4 输入通知内容

根据实际情况输入通知的所有内容，注意第三行和第五行需要按【Enter】键留下空行。为了提高练习效率，本书附赠的光盘中提供了通知的所有内容，打开“通知.txt”按【Ctrl+A】组合键全选文本，并按【Ctrl+C】组合键复制文本，然后在Word 2013中按【Ctrl+V】组合键粘贴到文档中即可。该素材地址为“光盘\素材\第1章\通知.txt”。

STEP 5 设置标题的字体和字号

1拖动鼠标，选中第一行标题文本；2选择【开始】/【字体】组，单击“字体”下拉列表框后的下拉按钮，在打开的下拉列表框中选择“方正姚体”选项；3按相同的方法在“字号”下拉列表框中选择“48”选项。

STEP 6 设置标题的字体颜色

1保持文本的选中状态，在【开始】/【字体】组中单击“字体颜色”按钮后的下拉按钮；2在打开的下拉列表中选择“红色”选项。

STEP 7 设置发文字号的字号

1拖动鼠标，选中标题下方发文字号文本；2按照相同的方法将其字号设置为“小四”。

STEP 8 设置副标题的字符格式

选中副标题文本，按照相同的方法设置其字体为“方正黑体简体”，字号为“二号”。

STEP 9 设置文档的英文字体

1按【Ctrl+A】组合键全选文档；2 在【开始】/【字体】组的“字体”下拉列表中选择“Times New Roman”选项，更改文档的英文字体。

STEP 10 设置标题字符缩进

1选中标题文本，单击【开始】/【字体】组中的“对话框启动器”按钮，在打开的“字体”对话框中单击“高级”选项卡；2在“间距”下拉列表中选择“紧缩”选项；3在“磅值”数值框中输入“7磅”;4单击“确定”按钮，将标题设置为1行显示。

1.3.2 设置段落格式

微课：设置段落格式

通知属于较为正式的文档，为了体现这种正式感，一般应将其标题居中对齐，落款为右对齐。同时为了减轻阅读纯文字引起的视觉疲劳，应适当调整字号和行距，其具体操作步骤如下。

STEP 1 设置对齐方式

1保持标题的选中状态，然后在按住【Ctrl】键的同时依次选中发文字号和副标题；2在“段落”组中单击“居中”按钮，使其居中对齐。

STEP 2 调整落款对齐方式

1选中除抄送词外的落款文本；2在【开始】【/段落】组中单击“文本右对齐”按钮，使其右对齐。

STEP 3 设置正文的段落格式

1选中主送机关和落款之间的所有正文，在【开始】/【段落】组中单击“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中设置特殊格式为“首行缩进”，缩进值为“2 字符”;2单击“确定”按钮。

STEP 4 设置标题的行距

选中发文字号文本，按相同的方法打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中的“间距”栏中设置段前为“2.5行”，段后为“1.5行”。

STEP 5 设置副标题的行距

1选中副标题文本，打开“段落”对话框，在“间距”栏中设置段前为“1行”，段后为“2行”;2在“行距”下拉列表框中选择“固定值”选项；3在“设置值”数值框中将磅数设置为“30磅”。

STEP 6 设置正文的行距

1选中包括称呼在内的正文；2单击【开始】/【段落】组中的“行和段落间距”按钮，在打开的下拉列表中选择“1.5”选项。

STEP 7 设置落款的段前间距

选中落款文本，打开“段落”对话框，在“间距”栏中设置段前和段后均为“2行”。

STEP 8 设置字体大小

1选中除标题外的所有文本；2将字号设置为“13”。

1.3.3 添加项目符号和编号

微课：添加项目符号和编号

员工出现的问题罗列在文档中一般都是并列的关系，可以考虑使用项目符号增强层次性，便于阅读。对员工新的要求则具有顺序性，因此考虑为其添加编号来体现前后关系，其具体操作步骤如下。

STEP 1 设置项目符号

1选中“一是……”～“四是……”这4个段落；2单击【开始】/【段落】组中“项目符号”按钮后的下拉按钮；3在打开的下拉列表中选择实心圆点符号作为项目符号。

STEP 2 设置编号

1选中“为进一步加强通信管理……”段落后面的连续10个段落；2单击【开始】/【段落】组中“编号”按钮后的下拉按钮；3在打开的下拉列表中选择样式为“一、二、三……”的编号。

STEP 3 调整缩进

1确认文档中显示出了标尺，如果没有，则可在【视图】/【显示】组中选中“标尺”复选框，将其显示出来；2将光标插入点定位到添加编号的第一个段落中的“60号”前面，然后按住鼠标左键拖曳“悬挂缩进”滑块，将其拖至标尺起始点，释放鼠标即可。

STEP 4 调整编号后的空距

1保持光标插入点在当前的位置，打开“段落”对话框，单击“制表位”按钮，在打开的“制表位”对话框的“默认制表位”数值框中设置数字为“0字符”;2单击“确定”按钮。

1.3.4 设置底纹和边框

微课：设置底纹和边框

由于此通知涉及到《通信费用管理有关规定》，并需要将通知传送至各分公司和各办事处，因此这些重要信息需要利用底纹强调出来，避免忘记。另外，对于主题词、抄送等附加信息，为清晰显示，可以添加边框进行分隔。其具体操作步骤如下。

STEP 1 添加底纹

1选中落款上面倒数两个段落；2在【开始】/【字体】组中单击“以不同颜色突出显示文本”按钮后的下拉按钮；3在打开的下拉列表中选择“灰色-25%”选项。

STEP 2 添加边框

1选中抄送词的第一行段落文本；2在【开始】/【段落】组中单击“下框线”按钮后的下拉按钮；3在打开的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。

STEP 3 设置边框

1打开“边框和底纹”对话框，默认显示“边框”选项卡，在右侧的“预览”栏中单击“下框线”按钮，只显示下框线；2单击“确定”按钮。

STEP 4 设置边框

1选中抄送词的第三行段落文本；2按相同的方法打开“边框和底纹”对话框，为所选段落文本添加上框线。

STEP 5 设置边框

1选中抄送词的第四行段落文本；2在【开始】/【段落】组中单击“下框线”按钮后的下拉按钮，在打开的下拉列表中依次选择“上框线”和“下框线”选项，为所选段落文本添加上下框线。

STEP 6 设置抄送词的字符格式

1选中抄送词冒号前的文本，单击【开始】/【字体】组中的“加粗”按钮，加粗文本；2通过在行首按空格键的方法，将除第一行抄送词以外的各行段落文本向后适当移动，以对齐冒号后的所有内容。

1.3.5 使用格式刷快速应用格式

微课：使用格式刷快速应用格式

若需设置格式的段落或文本不连续，但它们需要设置的格式完全相同时，为了提高操作效率，可先对某个段落文本设置格式，然后使用格式刷快速复制格式，其具体操作步骤如下。

STEP 1 复制格式

1将光标插入点定位到编号为“一、”的段落中；2单击【开始】/【剪贴板】组中的“格式刷”按钮，复制段落格式。

STEP 2 应用格式

鼠标指针变为形状，单击鼠标左键不放选中编号为“二、”的段落文本，然后释放鼠标左键以应用该格式。

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STEP 3 多次复制格式

1双击“格式刷”按钮可进入格式刷状态；2此后只需依次单击其余需应用格式的编号段落。完成后再次单击“格式刷”按钮或按【Esc】键退出格式刷状态。

1.3.6 拼写和语法检查

微课：拼写和语法检查

在一定的语言范围内，Word能自动检测文字的拼写和语法有无错误，便于用户对文档进行检查，其具体操作步骤如下。

STEP 1 检查语法

1在【审阅】/【校对】组中单击“拼写和语法”按钮；2打开“语法”窗格，在其中将显示错误的内容和建议更正的内容，单击“更改”按钮即可自动更改错误。

STEP 2 完成更改

打开提示对话框，单击“确定”按钮即可。

1.3.7 预览并打印通知

微课：预览并打印通知

预览文档可以及时发现可能错误的排版样式，并在打印前及时改正，以免浪费纸张。下面介绍预览和打印文档的方法，其具体操作步骤如下。

STEP 1 进入预览状态

1单击界面左上方的“文件”选项卡，选择左侧的“打印”选项；2在打开的界面的右侧即可预览文档的打印效果。

STEP 2 输入空格

预览后发现文档还缺少一条分隔线，此时可按【Esc】键退出预览状态。在发文字号下方的空行中按多次空格键输入一整行空格。

STEP 3 设置下划线

1选中输入的空格；2在【开始】/【字体】组中单击“下划线”按钮后的下拉按钮；3在打开的下拉列表中选择第3种下划线样式。

STEP 4 设置下划线颜色

1保持空格的选中状态，单击“字体颜色”按钮后的下拉按钮；2在打开的下拉列表中选择“红色”选项，设置下划线的颜色。

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STEP 5 调整段后间距

重新选择发文字号段落文本，利用“段落”对话框将段后距离设置为“0行”。

STEP 6 打印通知

1重新预览通知，确认无误后将打印份数设置为“3”; 2在“打印机”下拉列表框中选择连接好的打印机；3单击“打印”按钮即可。