1.2 公文的构成要素及特征

我在多年的职场生涯中，撰写过多篇公文。经过系统研究，我发现公文与人体一样，有其特定的构成要素及特征。这些构成要素及特征，是公文基础知识的重点，了解这些，能够帮助我们更好地撰写公文。

1.2.1 公文构成五要素

人体由多个部分组成，血肉、骨骼、细胞等构成了我们的身体，而灵魂则是我们精神世界的重要表现。公文同样如此，也由多个部分共同组合而成。公文主要由五个要素构成：主题、材料、结构、语言、表达方式，如图1-2所示。

1.主题

主题是公文的“灵魂”，即一篇公文所要表达的中心思想和基本观点。与文学作品不同，公文更加注重实用性，所以在表达主题上，应直截了当、清晰明确。如果公文主题表达得晦涩难懂，很容易产生歧义，也加大了阅读者的理解难度。

由于主题决定着整篇公文的价值取向和态度表达，所以除将基本的意思阐述清楚之外，公文主题还需要被升华，不断向下挖掘，深入本质、寻找规律，以期产生更为广泛的影响。

2.材料

公文的材料是铸成公文灵魂的“血肉”，没有材料作为依据，公文将很难令人信服。公文材料通常分为理论材料和事实材料两种，即数据资料和典型事例。

因为材料在公文中几乎充当着“证据”的角色，所以材料必须具备三个特性：相关性、真实性和典型性。换句话说，我们所选的材料应该为主题服务，具有一定的代表性并真实无误。

3.结构

公文的结构是支撑公文整体的“骨骼”，宏观结构通常由眉首部分、主体部分和版记部分组成，篇章结构即正文部分包括开头、中心内容和结尾。公文的结构是公文写作的重点，在后文中我将详细阐述，此处不再赘述。

4.语言

众所周知，文章对于语言一般都有着较高要求，但与文学作品对语言的要求不同，公文对语言的要求更加严格而具体。公文的语言就像公文的“细胞”一样，是组建公文“身躯”的基础。

通常情况下，公文的语言还应当与所写公文的体例相符。对于上行文来说，语言要真切尊重、恭而不卑；对于下行文来说，语言要郑重准确、威而不凶；对于平行文来说，语言要平和谦逊，敬而不凌。

5.表达方式

表达方式就像公文的“着装及服饰”，不同的表达方式能使公文具有不同的“样貌”。各类文章常用的表达方式有叙述、描写、说明、议论、抒情五种。公文常用的表达方式主要是说明、叙述和议论，不同文种各有侧重，主要依据公文的性质和行文目的或要求进行选择。

表1-1中列出了公文常用的三种表达方式的作用及使用场景，我们在写作时可以参考相关信息。

总而言之，我们在开始写作公文之前，需要弄清公文的五个构成要素，建立系统的公文知识体系。

1.2.2 公文的六大特征

要想对公文进行透彻了解，知悉公文的特征是必不可少的环节。公文与其他文种不同甚至差异显著，原因在于公文具有如图1-3所示的六大特征。

1.真实性

公文的真实性体现在两个方面，即既要在事实上保持真实，又要在方针、政策上保持真实。

事实上的真实性，通常是指公文所涉及的事实以及所引用的材料和数据要完全真实，不得有丝毫出入，不存在虚假或错漏现象；方针、政策上的真实性，是指党和国家在制定政策时，要遵循客观规律，不违背事物发展的必然趋势，以客观存在的实际作为科学依据。

由此可见，公文的真实性是事实真实与方针、政策真实的有机统一。

2.权威性

公文的权威性是法律赋予的，党政机关在制定和发布公文时，以相关法律为前提，行使法律赋予的权限和职责，表达出党政机关对特定问题的权威意见、看法和要求。

这些意见和要求具有强制执行性，是党政机关发挥领导和指导作用，将各级党政机关紧密团结在一起，体现党和国家政权组织权威的重要手段。

3.时效性

因为客观形势时常变化，所以公文具有时效性。通常情况下，公文只在一定时间段或时期内有效：有些公文的有效期较长，如法规性文件和契约性文件；有些公文的有效期较短，如通知、请示等。

公文的时效性主要体现在公文的时代性、及时性和时限性上，其只在某一特定时期有效，不存在永远有效的公文。

4.规范性

公务活动具有公众性和同一性，需要使社会组织成员产生一致的认可，并对其进行指导、形成制约，在组织成员中形成约定俗成的规范，以保障公务活动的有序开展。

因此，作为处理公务活动的媒介，公文也应当具有规范性。无论是在格式上还是在程序上，都应该形成特定的规范，所有成员在制定和发布公文时，也要按照这些格式和程序进行，从而提高公文写作和处理公务的效率。

5.程序性

公文从拟制、办理到管理必须经过规定的程序。这一系列程序都应当符合相应的法律、法规，否则该公文将被视为无效。

公文处理程序包括机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节应力求“当日事当日毕”。

6.指定性

公文的指定性体现在制作者和读者两个方面，即公文的制作者是法定的，读者是特定的。

公文的制作者和发布者，都具有法定性，公文只能由各种法定的社会组织制作和发布，包括政治组织、经济组织、军事组织、司法组织等，除此之外的其他任何组织和个人都无权制作和发布公文，否则根据《中华人民共和国刑法》的规定，将受到相应的法律制裁。

除相关法律之外，有些公文并不面向广大人民群众，绝大部分公文只在组织内部发布，也就是说公文的读者是特定的。

因为公文具有上述六大特征，所以我们在撰写公文时，应当更加注意，准确把握这些特征。

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