2.2 公文写作三大步骤

任何事物的完成，都要经过一定的程序和步骤，没有一蹴而就的事情。公文写作也有其特定的程序，主要分为起草、审核和签发三个步骤。

2.2.1 步骤一：起草

公文的起草过程，实际上是一个再思考、再创造的过程。在这个过程中，我们要对现有观点进行提炼，对可选材料进行取舍；列出提纲，对结构进行布局和谋划；在语言上，也要做到尽善尽美，合理运用；然后开始动笔，拟写文稿。

由此可知，公文的起草过程是一个较为复杂的过程，随时都有可能产生矛盾和问题。我曾经在起草公文时，采用边想边写的方法，结果事实证明，这样的方式其效率非常低下，而且写作质量得不到保障。根据多年来的公文写作经验，我总结出公文起草的五大举措，根据这五大举措，公文写作会变得更加清晰、高效。

公文起草的五大举措，如图2-3所示。

1.确立主旨

公文的主旨就是公文的全部内容所表达出来的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求，它是一篇公文的灵魂。确立公文主旨的实质就是厘清行文思路、弄清行文目的、明晰公文使用场景。

在这个过程中，主旨一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式的选择等都会起到制约和调控作用。因此，正确地确立主旨，使之合乎要求，是写好公文的关键。

确立公文主旨，需要从以下三个方面入手。

（1）明确主题

主题即公文的中心思想，在开始公文写作之前，我们要认真问自己两个问题：一是这篇公文要表达的中心思想是什么；二是该如何突出中心思想。

公文的主题是依据公文的要求和目的来确定的。例如，上级领导需要在一次大会上发言，那么我们应该明确这位领导要围绕什么内容来发言、希望通过这次发言达到什么样的效果、这次大会要宣扬什么样的精神等内容，用这些特定条件对公文主题的范围进行限定。

（2）文种选择

在第1章中，我们详细介绍了公文文种分类，这些文种的分类看起来比较容易理解，但运用到日常工作中，也很容易被混淆、错用。

之前我带过一个刚毕业的大学生，是汉语言文学专业毕业的，文字功底不弱，但在写公文时，却总是弄不清楚该运用何种文种。

有一次，领导出差需要申请携带公司机密文件，要求他写一份报告说明一下。结果这个大学生真的提交了一份报告，自然被领导退回来了，原因就是文种运用错误。因为申请携带公司机密文件是一种请示文件，属于上行文，使用报告形式，自然不对。

这件事情也告诉我们：在选择文种时，不要只理解领导的表面意思，要理解行文的最终目的，发现事物的本质。

（3）发送限定

发送限定是由公文的保密性质决定的。很多公文包含着国家、企事业单位或组织机构的机密，如果贸然将公文发送给所有人传阅，一旦泄露机密，是需要承担法律责任的。所以，在明确公文主旨的过程中，我们应该明确公文的具体受文者，根据公文的秘密等级，将其发送给限定范围内的阅读对象。

2.谋篇布局

当公文的主旨确立之后，公文的雏形也大致显露出来了，为了让我们在正式下笔时更胸有成竹，此时我们应准备谋篇布局，拟定公文的大致框架。

公文的框架就像书的目录一样，拟好框架之后，再将内容填进去，使公文内容更具有逻辑性，同时也能提高写作效率。在拟定框架时，我们可以思考先写什么，再写什么，内容一共分几段、几层等。对于篇幅较长或非常重要的公文，需要详细地将每个部分要写的内容拟好。

拟定公文框架最重要的就是注重文章逻辑的正确性以及文章结构的完整性。为了避免因个人思维方式的差异而产生局限性，在拟定框架时，我们可以适当听取众人意见，群策群力，以保障公文撰写的科学性。

3.搜集材料

当框架拟定完之后，我们就可以向框架中填充材料了。公文写作材料的搜集与积累是写好公文的基础，也是我们在开始拟稿前必须要做的准备工作。充足的材料就如同士兵枪膛里的子弹，材料越多，我们写公文时的选择也就越多。一旦缺少可靠的材料来支撑我们的公文，公文所要表达的观点也就缺少支撑，影响力也就会大打折扣。

我们在收集材料的时候，并不是完全没有章法、“眉毛胡子一把抓”的，因为那样不仅收集到的材料质量不高，还会导致写作效率低下。因此，我们在收集材料的时候应该剔除那些无用的信息，专注于高质量材料，如最新的信息和具有权威性的材料。

另外，我们还要注重材料的整体性，材料的前后不能出现矛盾，必须符合公文的主旨大意。好的材料还要具有前瞻性，对具体工作具有良好的参考价值，能够推动工作完成。

搜集公文材料的过程也是一个学习的过程。很多刚毕业的大学生抓不住公文写作的要点，但在公文写作战线上伏案多年的“老笔杆子”，却能在接到任务后直接下笔成文，这也与两者所积累经验的不同大有关系。正所谓“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海”，公文写作材料的积累也是同样的道理。

4.拟写初稿

当框架与材料都准备妥当后，就进入正式写文阶段。在这个阶段中，我们要做的事情是将材料与框架相结合，再用恰当的语言对它们进行糅合，使文章的中心思想完整地表达出来。

如果我们将前三个举措准备到位，那么这一环节一般不会存在较大问题，只需要注意文章用语即可，具体可参照第1章中对公文写作语言的要求进行。

5.加工修改

俗话说“好文章都是改出来的”，我们不否认有些公文写作者经验丰富，能够一气呵成将整篇文章完整无误地写出来，但对于大部分人来说，修改和加工是公文拟稿中必不可少的一环。

当我们拟写初稿时，可能很难发现稿件的问题，但当我们回过头来通读全文时，通常会发现一些或大或小的问题。但有些公文写作者在审稿时，不知该审哪些方面，为了让大家充分了解审稿的重点，我总结出应该着重修改的一些内容，主要包括以下五个方面。

（1）更明确的主题思想

公文的主题思想是公文的核心，因此我们在修改和完善的过程中首先应该注意公文的主题思想是否存在问题、文字表述是否有误、主题思想的挖掘是否深刻等。只有主题思想理顺了，才能保证公文其他地方的修改有所依据。

（2）更合理的结构

关于结构的修改，主要思考公文的结构是否做到了主次分明、详略得当，起承转合是否流畅。只有做到这些，才能使文章更加严谨、通顺和完整，才能使读者更加快速地理解文章内容。

（3）更准确的观点

我们在修改公文观点时，主要应考虑观点和公文主题是否存在冲突，表达是否全面、清晰、科学。

（4）更合理的材料

材料是公文的基础，既不能胡乱堆砌又不能凭空捏造，所有的材料都必须服务于公文的主题思想。所以，我们在修改材料的过程中一定要认真思考，合理运用材料，没有得到证实的材料不要使用。

（5）更恰当的语言

关于语言的修改，主要在于检查语句是否通畅、是否符合规范、标点符号是否存在错漏等问题。整体的语言表述要达到准确、鲜明、精练、生动的要求。

公文起草是整个公文写作程序中基础且重要的环节，这一环节把握得当，能够大大降低后两个环节的工作量。

2.2.2 步骤二：审核

对初稿的审核，是在公文写作过程中最为严格的一个环节，体现了公文工作的周密性，是不可能或缺的一步。这个步骤虽然不是由公文写作者完成的，但了解审稿人的审查重点，能够促使我们在写作时规避相关问题，稿件更容易通过。

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点如下。

1.审核行文的必要性

审核内容主要包括行文理由是否充分；行文依据是否准确；是否需要制发文件；应由哪一级机关行文；能否采取其他方式解决问题等。

2.审核文稿内容的政策性

审核内容主要包括公文内容是否体现了党和国家的方针、政策和上级的要求；是否符合国家法律、法规的有关规定；下行文提出的问题是否有针对性和指导性；所提政策措施和办法是否切实可行等。

3.审核文种是否正确、格式是否规范

审核内容主要包括人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；篇章结构是否合理、是否完整、是否严密等。在审核过程中，我们要修改文章中出现的层次不清、详略不当、杂乱无章等问题。

对于需要发文机关审议的重要公文初稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文初稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

经审核若符合要求的，要写出明确的意见，送交领导人签发。如果拟稿单位和审核单位意见不一致，要迅速向有关领导汇报。起草公文是一件大事，领导要亲自审核，把好政策关、文字关和规范关，经过认真修改，然后才能签发。

2.2.3 步骤三：签发

公文在定稿审核完成后就可以进行签发了，只有经过签发的公文才能生效。通常情况下，只要经过公文职权范围内主要领导或授权人最终审核后，就可以签发生效。

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人在签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

签发是机关领导人或部门负责人对核稿后的公文进行最后的审定和签署。只有经过签发的公文文稿才能成为定稿，进而才能产生法律效力。签发人必须认真审阅把关，既不能轻易放行，又不可越权签发。

签发是公文拟制过程中的一个必备程序。所有公文应当经本机关负责人审批签发，不论是上行文、下行文还是平行文，也不论是什么文种，任何公文都必须履行签发的相关程序和手续。

签发有两种形式：一种是在定稿上签署意见和姓名，然后印发，签发的原稿由本单位保存；另一种是在送走的文本上签字，代表本机关对此公文负责。部门之间有些公文需要签名才能生效。签署时要求字迹清晰、意见明确，要用钢笔或毛笔书写，不得用铅笔或圆珠笔书写。在用钢笔书写时，要用碳素墨水，不要用蓝墨水，以便保存和查考。

写作练习