自序

职场中，“软实力”决定了一个人的能力上限，而“硬实力”则决定了一个人的能力下限。

什么是“软实力”呢？就是传说中的高情商。比如，领会领导意图的能力、上下沟通左右协调的能力、调动资源的能力、察言观色的能力、经营人脉关系的能力及抗压的能力，等等。

“硬实力”是什么呢？有一次，我和一位副厅级领导出差，他对我说了一席话，我至今记忆犹新。他说，你们在机关工作的年轻人，只要做到三点就能在体制内安身立命：一是提笔能写，二是开口能说，三是遇事能办。我觉得他说的这三点就是职场中的“硬实力”。具备了这些“硬实力”，那么，不管你是在体制内还是体制外工作，都能“吃得开”。

在求职、竞聘环节，我们似乎总是看到、听到“本人学习力、领悟力、沟通力、抗压力、亲和力等能力较强”之类的自誉之词。这一系列的“强”字蹦出来，似乎不需要经过大脑，可是，听腻了这一套的考官，怎样快速去考查你的这些能力呢？这些能力都属于“软实力”的范畴，是需要长期的观察才能慢慢显现出来的。而“硬实力”，如口才好、擅写作、会办事的能力，则可以在短期内显露出来。例如，在笔试阶段，“笔杆子”容易杀出重围；在面试阶段，口才好的人容易脱颖而出；在试用期，会办事的人比较容易通过。

笔者在体制内单位工作了十几年，在长期从事材料写作工作的过程中，最大的感触是：写作能力是在体制内工作的安身立命之本。有过硬的写作能力，是获得晋升、免于淘汰的一条路。毕竟，任何一个单位都需要用文字来获取、传达、传播信息。哪怕一个单位的工作、业务做得再好，也得有人能将这些成果、成绩、亮点用文字的形式总结出来。

写作分为“个人写作”和“为公写作”两种形式。前者主要是个人写日记、写留言、写字条，甚至包括文学创作（如写散文、小说等），而后者主要是代集体、代领导立言，大多因工作需要而写，是处理公务用的。“为公写作”就是文书写作，又称为实用写作，它与“个人写作”完全不同。一般来说，文书的写作动机一般不是作者自发形成的，而是上级授意、职责所在。文书的撰稿人虽然是个人，但为稿件承担责任的一般是集体。一般来说，文书发布之后，就会产生行政效力，这种效力是法律赋予的。基于这种权威性，文书一般具有明显的实用性，能有针对性地解决实际问题。文书自带的依据和凭证作用、宣传教育作用、沟通信息作用，能保证日常工作的正常运转。

各级党政机关、企事业单位、社会团体和组织的日常工作，总结起来就是：办文、办会、办事。工作人员办文、办会、办事的能力是保证工作效率的关键，而办文是排在第一位的，因为文书是大家普遍使用的一种工作工具。离开文书，很多行政工作就无法运转。

长期以来，撰写文书是相关单位及其文秘人员的一项重要工作。文书写作水平的高低，也是衡量工作效能的重要标尺。鉴于此，我们可以将文书写作定义为：工作人员在职权范围内，为了维持日常工作的正常运转、为了辅助单位或领导做好监督管理工作，在掌握专业实用文书写作知识的基础上，所从事的通用公文和各种实用文体的写作。

一般来讲，文书主要分为党政机关公文、行政事务文书、新闻宣传文书、司法文书、商贸文书等几大类，其中，党政机关公文、行政事务文书、新闻宣传文书使用最广泛、最频繁。不同类别的文书，在文种使用、写作规范、写作方法上完全不同。广义的“公文写作”，是指“为公家写文”，包揽了以上所有的文书种类。狭义的“公文写作”，指的只是撰写党政公文，而且只包括通知、请示、报告等15种法定公文文种。

文书写作能力是文秘人员的基本功。文书写得好，你可能会被领导高看一眼、厚爱三分。当然，对文秘人员来说，能写好各类文书只是取得进步的必要条件，不是充分条件。换而言之，你只会写，肯定不成，但是，不会写，万万不成。

文书写作是一个“苦活计”，需要文秘人员坐得住冷板凳、加得了班、熬得了夜、吃得了苦，一般人吃不了这种苦。据笔者观察，这些年体制内很多单位确实出现了“笔杆子”青黄不接的现象，文秘人员写公文的功底薄弱、文字能力欠缺，稍微复杂一点的大稿就找不到人写，以致很多典型情况、创新做法总结不到位，信息宣传工作跟不上。在一些机关单位，很多年轻人的文书写作水平确实不敢恭维，他们分不清“主谓宾定状补”，标点符号乱用，更别说合理安排文章结构、理顺文章逻辑。笔者就曾亲眼见几个重点大学毕业的硕士研究生，连通知这样简单的公文都写不清楚。

造成这种现状的原因，一方面可能是现在年轻人的时间被影视剧、短视频所占据，而这些视频画面往往能直观地呈现一个场景、故事，但影响了文字符号和脑中想象的链接，导致一部分年轻人的文字阅读理解能力下降，写作能力更是退化严重。如果我们是看书、看报长大的，那么，文字阅读能力和写作语感就会稍微好一些。另一方面，文书写作需要天赋，也需要磨炼，但有很大一部分人不知道该从哪儿学起、练起。

文书写作主要是替领导机关或领导个人代言，重在“执公器、言公事、行公权”，因此，它和私人化的写作是完全不一样的，不能随心所欲地去写。幸运的是，文书写作有套路可以遵循，有章法可以学习。掌握了这些套路和章法，再经过长期、反复地练习，你也能做到“下笔如有神”。想当年，笔者也是一个文书写作的“小白”，但经过学习和锻炼，现在几乎已经能“玩转”所有机关文书的写法，这也是长期淬炼的结果。

刚开始学习文书写作时，笔者找了很多关于公文写作的书籍来看，但大多数书籍都是板正规范甚至僵化死板的，绝大多数都是理论、模板和案例的堆砌，读起来枯燥乏味，对实践工作也没有太大的指导和借鉴意义。这些公文写作书籍的编著者，大多没有在机关工作的经验，实践中常用到的文种介绍得太粗糙，不常用到的文种又解释得太精细，案例也与实践脱节，对实际工作的参考价值和指导意义都不高。正是因为这类图书太多，笔者萌生了编写一本别致的公文写作图书的想法。本书采用工具书的体例去编写，但在表述方法上更生动、朴实，在内容安排和案例选择上更贴合工作实际。比如，党政公文写作是文书写作的重点、难点，笔者用了大量的篇幅去讲解，并附上了常见错误事例和问题解答；党政公文中，通知、报告、请示等文种使用最广泛、最频繁，故而关于这些文种的案例解析也就多一些。鉴于司法文书、财经文书专业性较强，办公室文秘人员撰写传记史类的机会不多，对于此类文书，本书便不予收录。对办公室文秘人员来说，本书介绍的这些文书、文种的写作方法，在实践中已经够用了。本书介绍的所有文种，笔者都已简明概念、指出写作要点、列出范文并加以点评，能让读者在阅读过程中快速有效地提高文书写作水平。

最后，笔者想说，既然大家都从事材料写作工作，就要有一种“不干则已，干就干好”的精气神。如果你消极应付，不仅是对工作的不负责，更是对自己的不负责。文书写作水平的提高，从来没有什么捷径可走，更没有“宝典”“秘籍”之类的速成法。真金需要火炼，写作能力也需要不断地自我淬炼，看完一本书就文思泉涌的事情是不存在的。写作这条路上根本没有速成，咱们也不能老想着速成。真正的聪明人，都舍得下笨功夫，都舍得久久为功。希望你也能成为文书写作的高手，在事业上更进一步！

晏凌羊