6 在行动前规划好时间

杜拉克箴言

懂得利用时间的管理者，可以经过规划而获得成果。

很多管理者总是抱怨时间不够用，然而，他们是否想到，为自己的工作制定一个详尽的计划，并且不断的按照计划的要求去不折不扣的执行呢？与其把时间浪费在没有用的争吵、抱怨和牢骚中，还不如制定自己的计划，立即行动起来。卓有成效的管理者往往都是时间管理的精明者，绝不是在不知不觉之间浪费时间的人。

美国的几个心理学家曾做过这样一个实验：把学生分成三组进行不同方式的投篮技巧训练。第一组学生在二十天内每天练习实际投篮，把第一天和最后一天的成绩记录下来。第二组学生也记录下第一天和最后一天的成绩，但在此期间不做任何练习。第三组学生记录下第一天的成绩，然后每天花二十分钟做想像中的投篮动作，如果投篮不中时，他们便在想像中做出相应的纠正。实验结果显示：第二组学生没有丝毫长进；第一组进球率增加了百分之二十四；第三组进球率增加了百分之二十六。由此，心理学家得出结论：行动前如果进行头脑热身，构想要做之事的每个细节，梳理思路，然后把它深深铭刻在脑海中，当你行动的时候，就会得心应手。

这个实验告诉我们的，就是时间计划的重要性。好的时间规划是成功的开始，做事没有计划，行动起来就必然会是一盘散沙。只有事前拟定好了行动的计划，梳理通畅了做事的步骤，做起事来才会应付自如。

下面我们看一个善于计划时间而走向成功的例子。澳洲一家颇具规模的制造公司，设有三个事业部：蔗糖部、建筑与建筑材料部，以及矿业与化学品部，每个事业部下面又分出若干分公司。近年来，为符合公司在经营管理方面总目标的策略计划，经常定期召开各种会议，透过这些会议，使各级管理人员了解整个公司的业务情况和各种目标。在每个月的董事会会议之后，公司总经理要会晤各部门的五十名高阶主管人员，与他们商讨公司的业务情况。另外，公司每年还召开两次中阶经理人员会议，使他们了解外界环境的各种变化及其对公司业务的影响，并制定出详细的应对计划。

在公司的三个事业部中，以安德烈领导的矿业与化学品部的计划工作最为成功。计划工作的程序是自下而上。参与制定计划的人员包括该部所属的十家公司的经理，某些情况下，这些分公司的厂长和业务经理也会参加。

为了使各个分公司的步调能够形成一致，安德烈总是把总公司对通货膨胀及其他各种经济因素的看法，及时告诉各分公司的经理，让他们把这些因素作为制定计划时的参考资料。各个分公司从每年的四月份（该公司会计年度开始的月份）开始制定自己的策略计划，在八月份之前制定完毕，并交给总公司的部门经理。部门经理在收到这些计划之后，先进行挑选，再安排先后次序，最后是在这些计划的基础上制定出部门的策略计划。部门的计划包括对各分公司未来五年的展望、主要的问题、所采用的策略，以及各种投资计划等内容。该计划还对投资报酬率和内部报酬率进行调整和修正。接著，各事业部要把自己的计划送到总公司的财务部，财务部于九月份将部门的计划送往公司总经理办公室。在此后的一个月中，总管理处与各部门的经理会仔细研究和讨论他们的计划。

在每年的十一月份之前，总公司会把各种指导性文件发到各大部门，该文件详细的说明了哪些计划已被批准，以及总公司对各部门有什么期望。在这个会计年度的最后几个月里，各部门根据总公司发下来的指导性文件，重新制定自己的策略计划并编制预算。随后，总公司再根据这些计划制定出整个公司的总计划。总计划应对整个公司的目标和策略做出详细的说明，并附有必要的统计资料。透过这一道道繁复的程序，最后制定出来的计划就是确实可行的。为进一步确保策略计划的顺利完成，该公司还建立了一套“追踪审核”制度。该制度规定，在每一个会计年度结束之前，各分公司都应指派专门的稽核人员，对计划执行的情况进行检查，并写出“追踪审核”报告，从而做到能使一年的预测更为准确。正是这样一个严密的计划制定过程和监督执行过程，保证了这家制造公司在经营中很少发生失误，从而保持了公司蒸蒸日上的发展形势。

很多公司都不注重工作前的计划制定，其实，制定计划既是一个细节性问题，更是一个关键性问题。“凡事豫则立，不豫则废”。做一件事，只有美好的设想是远远不够的。计划可以对你的设想进行科学的分析，让你知道你的设想是否可以实现。计划可以作为你实现设想过程的指导，大大节省你的时间，减轻压力。有了好的计划，你就有了好的开始。

懂得把时间进行合理的规划，可以提高工作效率。为此，我们可以从以下几个方面驾驭时间：

（一）善于集中时间

千万不要平均分配时间，应该把你有限的时间集中到处理最重要的事情上，不可以每一样工作都去做，要机智而勇敢的拒绝不必要的事和次要的事。

一件事情发生了，一开始就要问：“这件事情值不值得去做？”千万不能碰到什么事都做，更不可以因为反正我没闲著，没有偷懒，就心安理得。

（二）要善于把握时间

每一个机会都是引起事情转折的关键时刻，有效的抓住时机可以牵一发而动全身，用最小的代价获得最大的成功，促使事物的转变，推动事情往前发展。

如果没有抓住时机，常常会使已经快到手的结果付诸东流，导致“一招不慎，全盘皆输”的严重后果。因此，获得成功的人必须要审时度势，捕捉时机，把握“关键时刻”，做到“恰到火候”，赢得机会。

（三）要善于协调两种时间

对于一个获得成功的人来说，存在著两种时间：一种是可以由自己控制的时间，我们叫做“自由时间”；另外一种是属于对他人他事的反应时间，不由自己支配，叫做“应对时间”。

这两种时间都是客观存在的，都是必要的。没有“自由时间”，完完全全处于被动、应付状态，不会自己支配时间，就不是一名成功的时间管理者。

可是，要想绝对控制自己的时间，在客观上也是不可能的。想把“应对时间”变为“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间，这是因为每一个人的完全自由必然会造成他人的不自由。

（四）要善于利用零散时间

时间不可能集中，常常出现许多零碎的时间。要珍惜并且充分利用大大小小的零散时间，把零散时间用来做零碎的工作，从而尽最大可能的提高工作效率。

（五）善于运用会议时间

召开会议是为了沟通资讯、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定。妥善的运用会议的时间，就会提高工作效率，节约大家的时间；运用得不好，则会降低工作效率，浪费大家的时间。